Chuẩn mực kiểm toán số 265: Trao đổi về những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán
HỆ THỐNG CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN VIỆT NAM
Chuẩn mực kiểm toán số 265: Trao đổi về những khiếm khuyết trong kiểm
soát nội bộ với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm
toán
(Ban hành kèm theo
Thông tư số 214/2012/TT-BTC
ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài
chính)
I/ QUY ĐỊNH
CHUNG
Phạm vi áp dụng
01. Chuẩn mực kiểm toán
này quy định và hướng dẫn trách nhiệm của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán (sau đây gọi là
“kiểm toán viên”) trong việc trao đổi một cách phù hợp với Ban quản trị và
Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán về những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ
(đoạn 04 và 12 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315) mà kiểm toán viên để phát
hiện được khi kiểm toán báo cáo tài chính. Chuẩn mực này không quy định thêm các
trách nhiệm của kiểm toán viên đối với việc tìm hiểu về kiểm soát nội bộ và
thiết kế, thực hiện thử nghiệm kiểm soát ngoài những yêu cầu của Chuẩn mực kiểm
toán Việt Nam số 315 và số 330. Chuẩn mực kiểm toán
Việt Nam số 260 quy định và hướng dẫn cụ thể hơn về trách nhiệm của kiểm toán
viên trong việc trao đổi với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán liên quan đến
cuộc kiểm toán.
02. Theo quy định tại đoạn 12
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, khi xác định và đánh giá rủi ro có sai sót
trọng yếu, kiểm toán viên phải t?m hiểu về kiểm soát nội bộ liên quan đến cuộc
kiểm toán (đoạn A60 - A65 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 hướng dẫn về các
kiểm soát nội bộ liên quan đến cuộc kiểm toán). Trong quá trình đánh giá rủi ro,
kiểm toán viên xem xét kiểm soát nội bộ để thiết kế các thủ tục kiểm toán phù
hợp với thực tế của đơn vị được kiểm toán nhưng không nhằm mục đích đưa ra ý kiến về tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Kiểm toán viên có thể phát hiện
những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ không chỉ trong quá trình đánh giá rủi
ro mà còn trong bất kỳ giai đoạn nào khác của cuộc kiểm toán. Chuẩn mực kiểm
toán này quy định và hướng dẫn về những khiếm khuyết phát hiện được mà kiểm toán
viên phải trao đổi với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm
toán.
03. Chuẩn mực kiểm toán này
không giới hạn việc kiểm toán viên trao đổi với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn
vị được kiểm toán về những vấn đề khác về kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên phát hiện trong quá trình kiểm toán.
04. Kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán phải
tuân thủ các quy định và hướng dẫn của Chuẩn mực này trong quá trình trao đổi về
những khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn
vị được kiểm toán trong khi kiểm toán và cung cấp dịch vụ liên
quan.
Đơn vị được kiểm
toán (khách hàng) và các bên sử dụng kết quả kiểm toán phải có những hiểu biết
cần thiết về các quy định và hướng dẫn của Chuẩn mực này để thực hiện trách
nhiệm của m?nh và để phối hợp công việc với kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm
toán giải quyết các mối quan hệ trong quá tr?nh kiểm toán.
Mục
tiêu
05. Mục tiêu của kiểm toán viên
và doanh nghiệp kiểm toán là trao đổi một
cách phù hợp với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán về những
khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên phát hiện trong quá
trình kiểm toán và theo xét đoán chuyên môn của kiểm toán viên th? các vấn đề
này là nghiêm trọng và cần sự lưu ý của Ban quản trị và Ban Giám đốc.
Giải thích thuật
ngữ
06. Trong các chuẩn mực
kiểm toán Việt Nam, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
(a) Khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ: Khiếm
khuyết này tồn tại khi:
(i) Cách thức thiết kế, thực
hiện hoặc vận hành một kiểm soát không thể ngăn chặn, hoặc phát hiện và sửa chữa
một cách kịp thời những sai sót trong báo cáo tài chính; hoặc
(ii) Thiếu một kiểm soát cần
thiết để ngăn chặn, hoặc phát hiện và sửa chữa một cách kịp thời những sai sót
trong báo cáo tài chính.
(b) Khiếm khuyết nghiêm trọng
trong kiểm soát nội bộ: Là một hoặc nhiều khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ
kết hợp lại mà theo xét đoán chuyên môn của kiểm toán viên là đủ nghiêm trọng và
cần sự lưu ý của Ban quản trị đơn vị được kiểm toán (xem hướng dẫn tại đoạn A5
Chuẩn mực này).
II/ NỘI DUNG CHUẨN
MỰC
Yêu
cầu
07. Dựa trên cơ sở công việc
kiểm toán để thực hiện, kiểm toán viên phải xác định xem phát hiện được một
hay nhiều khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ hay chưa (xem hướng dẫn tại đoạn
A1 - A4 Chuẩn mực này).
08. Nếu phát hiện ra một hoặc
nhiều khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải dựa trên cơ sở
công việc kiểm toán thực hiện để xác định xem liệu một khiếm khuyết riêng lẻ
hay các khiếm khuyết kết hợp lại có tạo nên những khiếm khuyết nghiêm trọng hay
không (xem hướng dẫn tại đoạn A5 - A11 Chuẩn mực này).
09. Kiểm toán viên phải trao
đổi bằng văn bản một cách kịp thời (ví dụ
dưới h?nh thức thư đề nghị, thư quản lý) với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán về những khiếm khuyết nghiêm
trọng trong kiểm soát nội bộ được phát hiện trong quá trình kiểm toán (xem hướng
dẫn tại đoạn A12 - A18, A27 Chuẩn mực này).
10. Kiểm toán viên cũng phải trao đổi một cách kịp
thời với Ban Giám đốc và cấp quản l? phù hợp của đơn vị được kiểm toán (sau đây gọi là “Ban Giám đốc”) về (xem
hướng dẫn tại đoạn A19, A27 Chuẩn mực này):
(a) Những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát
nội bộ mà kiểm toán viên đ? trao đổi hoặc có ? định trao đổi với Ban quản trị,
trừ khi các nội dung này không thích hợp để trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc.
Những nội dung này phải được trao đổi bằng văn bản (xem hướng dẫn tại đoạn A14,
A20 - A21 Chuẩn mực này);
(b) Những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ
được phát hiện trong quá tr?nh kiểm toán mà chưa được các bên khác trao đổi với
Ban Giám đốc và theo xét đoán chuyên môn của kiểm toán viên là nghiêm trọng và
cần sự lưu ? của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán (xem hướng dẫn tại đoạn A22
- A26 Chuẩn mực này).
11. Trong văn bản trao đổi về những khiếm khuyết
nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải tr?nh bày các nội dung
sau:
(a) Mô tả các khiếm khuyết và
giải thích những ảnh hưởng tiềm tàng của các khiếm khuyết đó (xem hướng dẫn tại
đoạn A28 Chuẩn mực này);
(b) Các thông tin đầy đủ để
giúp Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán hiểu được bối cảnh của
thông tin trao đổi. Cụ thể là, kiểm toán viên phải giải thích (xem hướng dẫn tại
đoạn A29 - A30 Chuẩn mực này):
(i) Mục đích của cuộc kiểm
toán là để kiểm toán viên đưa ra ? kiến về báo cáo tài chính;
(ii) Công việc kiểm toán bao
gồm xem xét kiểm soát nội bộ liên quan đến quá tr?nh lập và tr?nh bày báo cáo
tài chính để thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp, nhưng không nhằm mục đích
đưa ra ? kiến về tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ;
(iii) Các vấn đề được báo cáo
chỉ bao gồm những khiếm khuyết mà kiểm toán viên đ? phát hiện trong quá tr?nh
kiểm toán mà kiểm toán viên cho là nghiêm trọng và cần báo cáo với Ban quản trị
và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán.
III/ HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG
Khi
thực hiện Chuẩn mực này cần tham khảo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số
200.
Xác định liệu kiểm toán viên có phát hiện
được các khiếm khuyết
trong kiểm soát nội
bộ hay
không (hướng dẫn đoạn
07 Chuẩn mực
này)
A1. Để xác định liệu kiểm toán
viên có phát hiện được một hoặc nhiều khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ hay
không, kiểm toán viên có thể thảo luận những sự kiện và t?nh huống mà kiểm toán
viên phát hiện với Ban Giám đốc và cấp quản lý phù hợp của đơn vị được kiểm
toán. Việc thảo luận này giúp kiểm toán viên cảnh báo cho Ban Giám đốc một cách
kịp thời về sự tồn tại của những khiếm khuyết mà Ban Giám đốc có thể không biết
từ trước. Cấp quản lý phù hợp để thảo luận về những phát hiện này thường là
người nắm rõ lĩnh vực kiểm soát nội bộ có liên quan và có quyền sửa chữa những
khiếm khuyết phát hiện được trong kiểm soát nội bộ. Trong một số trường hợp,
việc thảo luận trực tiếp những khiếm khuyết phát hiện được với Ban Giám đốc có
thể là không thích hợp, ví dụ những phát hiện dẫn đến nghi vấn về tính chính
trực và năng lực của Ban Giám đốc (Xem hướng dẫn tại đoạn A20 Chuẩn mực
này).
A2. Khi thảo luận với Ban Giám
đốc về những sự kiện và tình huống phát hiện, kiểm toán viên có thể thu thập
được những thông tin phù hợp để xem xét thêm, như:
(1)
Hiểu biết của Ban Giám đốc về nguyên nhân thực tế hoặc nguyên nhân
nghi vấn dẫn đến những khiếm khuyết;
(2)
Những trường hợp ngoại lệ phát sinh từ những khiếm khuyết mà Ban Giám
đốc đ? nhận thấy, ví dụ, những sai sót không được ngăn chặn bởi các kiểm soát
bằng công nghệ thông tin phù hợp;
(3)
Dấu hiệu ban đầu về phản ứng của Ban Giám đốc đối với những phát hiện
của kiểm toán viên.
Lưu ý khi kiểm toán
các đơn vị nhỏ
A3. Mặc dù những khái niệm cơ
bản về hoạt động kiểm soát của các đơn vị nhỏ có thể tương tự với những đơn vị
lớn nhưng cách thức vận hành hoạt động kiểm soát tại các đơn vị này sẽ khác
nhau. Hơn nữa, tại các đơn vị nhỏ, một số hoạt động kiểm soát nhất định có thể
là không cần thiết do các kiểm soát trực tiếp của Ban Giám đốc. Ví dụ, việc chỉ
có Ban Giám đốc được quyền cấp tín dụng cho khách hàng và duyệt những khoản mua
lớn có thể tạo ra sự kiểm soát hữu hiệu đối với những số dư tài khoản và giao
dịch quan trọng, làm giảm hoặc loại bỏ sự cần thiết phải có những hoạt động kiểm
soát chi tiết hơn.
A4. Ngoài ra, các đơn vị nhỏ
thường có ít nhân viên nên có thể hạn chế mức độ phân nhiệm. Tuy nhiên, trong
một đơn vị nhỏ mà Giám đốc đồng thời là chủ sở hữu, Giám đốc có thể thực hiện
chức năng giám sát hiệu quả hơn so với một đơn vị lớn. Mức độ giám sát của Ban
Giám đốc càng cao th? khả năng Ban Giám đốc khống chế kiểm soát càng
lớn.
Những khiếm khuyết
nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ (hướng dẫn đoạn
06(b), 08 Chuẩn mực này)
A5. Sự nghiêm trọng của một
khiếm khuyết hoặc của các khiếm khuyết kết hợp lại trong kiểm soát nội bộ không
chỉ phụ thuộc vào việc sai sót thực sự xảy ra hay chưa, mà còn phụ thuộc vào
khả năng sai sót có thể xảy ra và mức độ nghiêm trọng của sai sót. Do đó, những
khiếm khuyết nghiêm trọng vẫn có thể tồn tại mặc dù kiểm toán viên không phát
hiện được các sai sót trong quá trình kiểm toán.
A6. Ví dụ về những vấn đề mà
kiểm toán viên có thể xem xét khi xác định một khiếm khuyết hoặc các khiếm
khuyết kết hợp lại trong kiểm soát nội bộ có tạo thành khiếm khuyết nghiêm trọng
hay không, bao gồm:
(1)
Khả năng các khiếm khuyết
dẫn đến những sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính trong tương
lai;
(2)
Khả năng mất mát hoặc gian
lận về tài sản hoặc nợ phải trả;
(3)
Tính chủ quan và sự phức tạp
của việc xác định giá trị ước tính, như các ước tính kế toán liên quan đến giá
trị hợp lý;
(4)
Những khoản mục trong báo
cáo tài chính chịu ảnh hưởng bởi các khiếm khuyết;
(5)
Số lượng giao dịch hoặc
có thể phát sinh trong số dư tài khoản hoặc các nhóm giao dịch có thể chịu ảnh
hưởng của các khiếm khuyết;
(6)
Tầm quan trọng của các kiểm
soát đối với quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính, ví dụ:
- Các kiểm soát giám
sát chung (như giám sát đối với Ban Giám đốc);
- Các kiểm soát đối
với việc ngăn chặn và phát hiện gian lận;
- Các kiểm soát đối
với việc lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán quan trọng;
- Các kiểm soát đối
với những giao dịch quan trọng với các bên liên quan;
- Các kiểm soát đối
với những giao dịch quan trọng ngoài quá trình hoạt động thông thường của đơn
vị;
- Các kiểm soát đối
với quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán (như kiểm
soát đối với những bút toán không thường xuyên).
(7)
Nguyên nhân và tần suất của
những trường hợp ngoại lệ được phát hiện do những khiếm khuyết trong kiểm
soát;
(8)
Sự tương tác của khiếm
khuyết này với những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ.
A7. Ví dụ về những dấu hiệu cho
thấy những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ, bao gồm:
(1)
Bằng chứng về các khía cạnh
không hữu hiệu của môi trường kiểm soát, như:
- Những dấu hiệu cho
thấy các giao dịch quan trọng mà Ban Giám đốc có lợi ích về tài chính nhưng
không được Ban quản trị xem xét kỹ lưỡng;
- Phát hiện về gian
lận của Ban Giám đốc mà kiểm soát nội bộ của đơn vị không ngăn chặn được, dù
gian lận đó có trọng yếu hay không;
- Ban Giám đốc không
thực hiện thành công việc khắc phục đối với những khiếm khuyết nghiêm trọng đ?
được trao đổi trước đó.
(2)
Đơn vị không có quy trình
đánh giá rủi ro mà lẽ ra phải có;
(3)
Bằng chứng về quy trình đánh
giá rủi ro của đơn vị hoạt động không hữu hiệu, ví dụ Ban Giám đốc không xác
định được rủi ro có sai sót trọng yếu mà kiểm toán viên kỳ vọng là quy trình
đánh giá rủi ro của đơn vị phải xác định được;
(4)
Bằng chứng về một biện pháp
xử lý không hữu hiệu đối với những rủi ro đáng kể xác định được (ví dụ, không có
kiểm soát đối với rủi ro đó);
(5)
Kiểm soát nội bộ của đơn vị
không ngăn chặn, hoặc phát hiện và sửa chữa được những sai sót mà kiểm toán viên
phát hiện;
(6)
Điều chỉnh lại báo cáo tài
chính để phát hành các kỳ trước để phản ánh việc sửa chữa một sai sót trọng yếu
do nhầm lẫn hoặc gian lận;
(7)
Bằng chứng về việc Ban Giám
đốc không có khả năng giám sát việc lập và trình bày báo cáo tài
chính.
A8. Theo hướng dẫn tại đoạn
A66 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, các kiểm soát có thể được thiết kế để
thực hiện riêng lẻ hoặc kết hợp lại để ngăn chặn hoặc phát hiện và sửa chữa
những sai sót một cách hữu hiệu. Ví dụ, các kiểm soát đối với các khoản phải thu
có thể bao gồm cả kiểm soát tự động và kiểm soát thủ công được thiết kế để cùng
ngăn chặn hoặc phát hiện và sửa chữa những sai sót trong số dư tài khoản. Bản
thân một khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ có thể không đủ để hình thành nên
một khiếm khuyết nghiêm trọng. Tuy nhiên, sự kết hợp của các khiếm khuyết có ảnh
hưởng đến cùng số dư tài khoản, thông tin thuyết minh, cơ sở dẫn liệu liên quan,
hoặc thành phần của kiểm soát nội bộ có thể làm tăng rủi ro sai sót tới mức có
thể làm phát sinh một khiếm khuyết nghiêm trọng.
A9. Pháp luật và các quy định
có thể yêu cầu (đặc biệt đối với việc kiểm toán các tổ chức niêm yết) kiểm toán
viên phải trao đổi với Ban quản trị hoặc các bên liên quan khác (như các cơ quan
quản lý) về một hoặc nhiều loại khiếm khuyết cụ thể trong kiểm soát nội bộ mà
kiểm toán viên phát hiện trong quá trình kiểm toán. Khi pháp luật và các quy
định để xây dựng những thuật ngữ và định nghĩa cụ thể cho từng loại khiếm khuyết
và yêu cầu kiểm toán viên sử dụng những thuật ngữ và định nghĩa này cho mục đích
trao đổi thông tin, kiểm toán viên phải tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và
các quy định.
A10. Khi pháp luật và các quy
định đ? xây dựng những thuật ngữ cụ thể cho các loại khiếm khuyết trong kiểm
soát nội bộ cần phải được trao đổi nhưng không định nghĩa những thuật ngữ đó,
kiểm toán viên có thể cần phải sử dụng xét đoán của m?nh để xác định các vấn đề
cần phải được trao đổi thêm theo yêu cầu của pháp luật và các quy định. Khi làm
như vậy, kiểm toán viên có thể vận dụng các quy định và hướng dẫn của Chuẩn mực
này. Ví dụ, nếu yêu cầu của pháp luật hoặc các quy định được đặt ra với mục đích
lưu ? Ban quản trị về các vấn đề kiểm soát nội bộ mà Ban quản trị cần biết th?
có thể coi những vấn đề đó tương đương với những khiếm khuyết nghiêm trọng mà
Chuẩn mực này yêu cầu trao đổi với Ban quản trị.
A11. Các quy định của Chuẩn mực
này vẫn được áp dụng ngay cả khi pháp luật hoặc các quy định có thể yêu cầu kiểm
toán viên sử dụng những thuật ngữ hoặc định nghĩa cụ thể.
Trao đổi về những
khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ
Trao đổi về những
khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ với Ban quản trị đơn vị được
kiểm toán (hướng dẫn đoạn 09 Chuẩn mực này)
A12. Việc trao đổi bằng văn bản
với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán về những khiếm khuyết nghiêm trọng cho
thấy tầm quan trọng của những khiếm khuyết này và giúp Ban quản trị thực hiện
trách nhiệm giám sát của họ. Đoạn 13 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 260 quy
định những nội dung kiểm toán viên cần xem xét liên quan đến việc trao đổi với
Ban quản trị khi tất cả thành viên Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám
đốc.
A13. Để xác định thời điểm thực
hiện việc trao đổi bằng văn bản, kiểm toán viên có thể xem xét liệu văn bản trao
đổi đó có phải là một yếu tố quan trọng giúp Ban quản trị hoàn thành trách nhiệm
giám sát của họ hay không. Ngoài ra, đối với những tổ chức niêm yết, Ban quản
trị có thể cần nhận được văn bản trao đổi của kiểm toán viên trước ngày phê
duyệt báo cáo tài chính để hoàn thành trách nhiệm cụ thể liên quan đến kiểm soát
nội bộ theo quy định hoặc về mục đích khác. Đối với các đơn vị khác, kiểm toán
viên có thể cung cấp văn bản trao đổi vào thời điểm muộn hơn. Tuy nhiên, ở
trường hợp sau, v? văn bản trao đổi của kiểm toán viên về những khiếm khuyết
nghiêm trọng là một bộ phận của hồ sơ kiểm toán chính thức, văn bản trao đổi là
rất cần thiết để kiểm toán viên hoàn thành kịp thời việc tập hợp hồ sơ kiểm toán
chính thức (theo quy định tại đoạn 14 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230). Đoạn
A21 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230 quy định thời hạn phù hợp để hoàn thiện
hồ sơ kiểm toán chính thức thường không quá 60 ngày kể từ ngày lập báo cáo kiểm
toán.
A14. Dù việc trao đổi bằng văn
bản diễn ra vào thời điểm nào, kiểm toán viên vẫn có thể trao đổi trước bằng lời
với Ban Giám đốc và khi cần thiết với Ban quản trị về những khiếm khuyết nghiêm
trọng nhằm giúp họ có hành động sửa chữa kịp thời để giảm thiểu rủi ro có sai
sót trọng yếu. Tuy nhiên, việc trao đổi bằng lời không có nghĩa là kiểm toán
viên không phải trao đổi bằng văn bản như yêu cầu của Chuẩn mực này.
A15. Kiểm toán viên cần sử dụng
xét đoán chuyên môn trong từng trường hợp để xác định mức độ chi tiết của những
khiếm khuyết nghiêm trọng được trao đổi. Ví dụ về những yếu tố mà kiểm toán viên
có thể xem xét khi quyết định mức độ chi tiết phù hợp của việc trao đổi, bao
gồm:
(1)
Bản chất của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ, yêu cầu về trao đổi đặt ra
đối với một đơn vị có lợi ích công chúng có thể khác so với đơn vị không có lợi
ích công chúng;
(2)
Quy mô và tính phức tạp của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ, yêu cầu về
trao đổi đặt ra đối với một đơn vị phức tạp có thể khác so với một đơn vị đơn
giản;
(3)
Bản chất của những khiếm khuyết nghiêm trọng mà kiểm toán viên phát
hiện;
(4)
Thành phần Ban quản trị của đơn vị. Ví dụ, yêu cầu trao đổi có thể
cần chi tiết hơn nếu Ban quản trị gồm những thành viên không có nhiều kinh
nghiệm về ngành nghề của đơn vị hoặc về những lĩnh vực bị ảnh hưởng;
(5)
Các yêu cầu của pháp luật và các quy định liên quan đến việc trao đổi
những loại khiếm khuyết cụ thể trong kiểm soát nội bộ.
A16. Ban Giám đốc và Ban quản
trị đơn vị được kiểm toán có thể biết về những khiếm quyết mà kiểm toán viên
phát hiện trong quá trình kiểm toán và có thể quyết định không sửa chữa những
khiếm khuyết đó, về lý do chi phí hoặc lý do khác. Trách nhiệm cân nhắc yếu tố
chi phí và lợi ích của việc thực hiện hành động sửa chữa thuộc về Ban Giám đốc
và Ban quản trị đơn vị. Theo đó, kiểm toán viên phải áp dụng yêu cầu trong đoạn
09 Chuẩn mực này, bất kể việc Ban Giám đốc và Ban quản trị có xem xét yếu tố chi
phí hay những yếu tố khác khi quyết định có cần sửa chữa những khiếm khuyết đó
hay không.
A17. Việc kiểm toán viên trao đổi với Ban quản trị và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán về một khiếm
khuyết nghiêm trọng trong lần kiểm toán trước không loại bỏ sự cần thiết phải
trao đổi lại nếu hành động sửa chữa không được thực hiện. Nếu một khiếm khuyết
nghiêm trọng để được trao đổi trước đó vẫn còn tồn tại, việc trao đổi của năm
nay có thể lặp lại mô tả từ lần trao đổi trước, hoặc đơn giản hơn là nhắc đến
lần trao đổi trước. Kiểm toán viên có thể phỏng vấn Ban Giám đốc và Ban quản trị
khi thích hợp về lý do khiếm khuyết đó chưa được sửa chữa. Nếu không có giải
thích hợp l?, bản thân việc không thực hiện hành động sửa chữa đó là một khiếm
khuyết nghiêm trọng.
Lưu ? khi kiểm toán
các đơn vị nhỏ
A18. Khi kiểm toán các đơn vị
nhỏ, kiểm toán viên có thể trao đổi với Ban quản trị theo một cách đơn giản hơn
so với những đơn vị được kiểm toán lớn.
Trao đổi về những
khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ với Ban Giám đốc và các cấp quản lý phù hợp
(hướng dẫn đoạn 10 Chuẩn mực này)
A19. Thông thường, cấp quản lý phù hợp là những người có trách nhiệm và thẩm quyền đánh giá những khiếm khuyết
trong kiểm soát nội bộ và thực hiện hành động sửa chữa cần thiết. Đối với những
khiếm khuyết nghiêm trọng, cấp quản lý phù hợp để trao đổi có thể là Giám đốc
điều hành hoặc Giám đốc tài chính (hoặc tương đương) về những vấn đề này cũng
cần được trao đổi với Ban quản trị. Đối với những khiếm khuyết khác trong kiểm
soát nội bộ, cấp quản lý phù hợp để trao đổi có thể là những cá nhân tham gia
trực tiếp nhiều hơn vào các lĩnh vực kiểm soát bị ảnh hưởng và có quyền thực
hiện hành động sửa chữa thích hợp.
Trao đổi về những
khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ với Ban Giám đốc (hướng dẫn
đoạn 10(a) Chuẩn mực này)
A20. Việc phát hiện một số
khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến nghi vấn về tính
chính trực và năng lực của Ban Giám đốc. Ví dụ, có thể có bằng chứng về việc Ban
Giám đốc gian lận hoặc cố ý không tuân thủ pháp luật và các quy định, hoặc Ban
Giám đốc cho thấy không có khả năng giám sát việc lập và trình bày báo cáo tài chính một
cách đầy đủ có thể đặt ra nghi vấn về năng lực của Ban Giám đốc. Theo đó, việc
trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc về những khiếm khuyết này là không thích
hợp.
A21. Đoạn 22 - 28 Chuẩn mực
kiểm toán Việt Nam số 250 quy định và hướng dẫn về việc báo cáo về hành vi không
tuân thủ pháp luật và các quy định mà kiểm toán viên phát hiện hoặc nghi ngờ,
bao gồm cả trường hợp Ban quản trị có liên quan đến hành vi không tuân thủ. Đoạn
41 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 240 quy định và hướng dẫn về việc trao đổi
với Ban quản trị khi kiểm toán viên phát hiện ra gian lận hoặc nghi ngờ có hành
vi gian lận liên quan đến Ban Giám đốc.
Trao đổi về những
khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ với Ban Giám đốc (hướng dẫn đoạn 10(b)
Chuẩn mực này)
A22. Trong quá trình kiểm toán,
kiểm toán viên có thể phát hiện ra những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội
bộ tuy không phải là khiếm khuyết nghiêm trọng nhưng có thể là những vấn đề khá quan trọng mà Ban
Giám đốc quan tâm. Kiểm toán viên cần thực hiện các xét đoán chuyên môn để xác
định khiếm khuyết nào trong kiểm soát nội bộ mà Ban Giám đốc cần quan tâm, có
tính đến khả năng và mức độ nghiêm trọng tiềm tàng của những sai sót có thể phát
sinh trong báo cáo tài chính do những khiếm khuyết đó gây ra.
A23. Việc trao đổi những khiếm
khuyết khác trong kiểm soát nội bộ mà Ban Giám đốc quan tâm không nhất thiết
phải bằng văn bản mà có thể bằng lời. Nếu thảo luận với Ban Giám đốc về những
sự kiện và tình huống liên quan đến phát hiện của kiểm toán viên, kiểm toán viên
có thể coi đó chính là việc trao đổi bằng lời về những khiếm khuyết khác trong
kiểm soát nội bộ. Theo đó, kiểm toán viên không cần thực hiện việc trao đổi
chính thức sau đó.
A24. Nếu trong kỳ trước, kiểm
toán viên để trao đổi với Ban Giám đốc về những khiếm khuyết trong kiểm soát nội
bộ, tuy nhiên không phải là khiếm khuyết nghiêm trọng, và Ban Giám đốc để quyết
định không sửa chữa những khiếm khuyết đó do chi phí hoặc những lý do khác thì kiểm toán viên không cần trao đổi lại những vấn đề này trong kỳ hiện tại. Kiểm
toán viên cũng không phải lặp lại thông tin về những khiếm khuyết này nếu các
bên khác (như kiểm toán viên nội bộ hoặc cơ quan quản lý) để trao đổi với Ban
Giám đốc. Tuy nhiên, kiểm toán viên có thể trao đổi lại về những khiếm khuyết
khác này nếu có sự thay đổi thành viên Ban Giám đốc, hoặc kiểm toán viên nhận
thấy có thông tin mới làm thay đổi hiểu biết trước đây của kiểm toán viên và Ban
Giám đốc về các khiếm khuyết. Tuy nhiên, việc Ban Giám đốc không sửa chữa được
những khiếm khuyết khác trong kiểm soát nội bộ để được trao đổi từ trước có thể
trở thành một khiếm khuyết nghiêm trọng cần trao đổi với Ban quản trị. Việc này
có xảy ra hay không tùy thuộc vào xét đoán của kiểm toán viên trong trường hợp
đó.
A25. Trong một số trường hợp,
Ban quản trị có thể muốn biết chi tiết về những khiếm khuyết khác trong kiểm
soát nội bộ mà kiểm toán viên để trao đổi với Ban Giám đốc, hoặc muốn được thông
báo ngắn gọn về bản chất của những khiếm khuyết khác. Kiểm toán viên cũng có thể
thấy thích hợp khi thông báo cho Ban quản trị về việc trao đổi những khiếm
khuyết khác với Ban Giám đốc. Trong cả hai trường hợp, kiểm toán viên có thể báo
cáo bằng lời hoặc bằng văn bản với Ban quản trị khi thích hợp.
A26. Đoạn 13 Chuẩn mực kiểm
toán Việt Nam số 260 quy định những vấn đề cần lưu ? liên quan đến việc trao đổi
với Ban quản trị khi tất cả thành viên Ban quản trị đều là thành viên Ban Giám
đốc đơn vị được kiểm toán.
Lưu ? khi kiểm toán
các đơn vị trong lĩnh vực công (hướng dẫn đoạn 09
- 10 Chuẩn mực này)
A27. Khi kiểm toán các đơn vị
trong lĩnh vực công, kiểm toán viên có thể có thêm trách nhiệm trao đổi những
khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên đ? phát hiện trong quá
trình kiểm toán với cách thức trao đổi, mức độ chi tiết phải trao đổi và với các
bên mà Chuẩn mực này chưa quy định và hướng dẫn. Ví dụ, những khiếm khuyết
nghiêm trọng có thể phải trao đổi với cơ quan giám sát hoặc cơ quan quản lý.
Pháp luật và các quy định hoặc cơ quan có thẩm quyền cũng có thể yêu cầu kiểm
toán viên khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công phải báo cáo về những
khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ, cho dù những khiếm khuyết đó có thể có ảnh
hưởng nghiêm trọng đến mức độ nào. Ngoài ra, pháp luật và các quy định có thể
yêu cầu kiểm toán viên khi kiểm toán các đơn vị trong lĩnh vực công phải báo cáo
về những vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ với phạm vi rộng hơn so với những
khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ cần trao đổi theo Chuẩn mực này, ví dụ,
những kiểm soát liên quan đến việc tuân thủ pháp luật, các quy định, hoặc các
điều khoản của hợp đồng hoặc thỏa thuận tài trợ.
Nội dung của văn
bản trao đổi về những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ
(hướng dẫn đoạn 11 Chuẩn mực này)
A28. Khi giải thích những ảnh
hưởng tiềm tàng của những khiếm khuyết nghiêm trọng, kiểm toán viên không cần
định lượng những ảnh hưởng đó. Những khiếm khuyết nghiêm trọng có thể được nhóm
lại với nhau cho mục đích báo cáo nếu
thích hợp. Kiểm toán viên cũng có thể đưa vào văn bản trao đổi những gợi ý về
hành động sửa chữa các khiếm khuyết, biện pháp xử lý thực tế hoặc dự kiến của
Ban Giám đốc, và đề cập đến việc kiểm toán viên có thực hiện các bước để kiểm
tra xem Ban Giám đốc có thực hiện những biện pháp xử lý hay không.
A29. Kiểm toán viên có thể đưa
thêm những nội dung sau vào văn bản trao đổi:
(1)
Một đoạn nói rõ rằng nếu kiểm toán viên thực hiện thêm các thủ tục
kiểm tra đối với kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có thể phát hiện thêm những
khiếm khuyết cần báo cáo, hoặc chỉ ra một số khiếm khuyết đ? báo cáo nhưng thực
tế có thể lại không cần phải báo cáo;
(2)
Một đoạn nói là văn bản trao đổi đó được cung cấp cho những mục
đích của Ban quản trị, và có thể không phù hợp cho các mục đích khác.
A30. Pháp luật và các quy định
có thể yêu cầu kiểm toán viên hoặc Ban Giám đốc cung cấp cho cơ quan quản lý nhà
nước có thẩm quyền một bản sao văn bản trao đổi về những khiếm khuyết nghiêm
trọng. Trong trường hợp này, văn bản trao đổi của kiểm toán viên có thể cần nêu
rõ tên cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đó./.
